概要

今回は、当社で発注システムの構築をお手伝いさせていただいた、酵素ドリンク「MOEGI」の成瀬社長にお話を伺いました。

お客さまインタビュー

株式会社萌木
代表取締役社長　
成瀬 真二様

今回導入したのは、具体的にどのようなシステムでしょうか？

当社では、発酵ドリンク「MOEGI」を、主にECサイトを通じて全国のお客様へ直接お届けしています。
今回導入したのは、お客様からのご注文を管理し、発送を指示するためのシステムです。

ここで言う「発注」とは、商品を製造するための工場への指示ではなく、日々いただくお客様からのご注文（受注）に基づき、倉庫へ「発送指示を出す」ことを指します。お客様からのご注文を受けてから、スムーズにお届けするまでの一連の流れを管理する。
それが、このシステムの役割です。

システム導入前、発注業務にどのような課題がありましたか？

一言で言えば「すべて手作業で入力していた」ということです。

注文方法は、FAX、メール、そしてGoogleフォームを利用したものの3種類がありました。

このように注文の窓口が分散していると、常に3つのチャネルすべてに気を配り、注文が漏れていないかを確認しなければなりません。
さらに、FAXやメールでいただいたご注文は、一件一件スプレッドシートに手作業で転記する必要があります。
この作業が、今回のシステム導入で完全になくなったことが、まず大きな改善点だと言えるでしょう。
具体的に何が良くなったかというと、入力時間が削減されたのはもちろんですが、それ以上に「ヒューマンエラーがなくなった」ことが大きいです。

もう一つの課題は、パンフレットやショッパー（手提げ袋）といった販促ツールの要不要が、注文時に明記されないことでした。
これらもコストがかかるため、同梱してよいか判断に迷うことがあったのです。
新しいシステムでは、お客様が必要なツールの種類と枚数を明確に指定できるため、その曖昧さがなくなりました。
これも非常に大きなメリットだと言えるでしょう。

実際の開発作業はどのように進みましたか？

まず、私たちが以前から使っていた簡易的なシステムの仕組みと、その運用方法をお伝えしました。
その上で、「今後はこのように改善したい」という要望を具体的にリストアップし、それらを基に開発を進めていただきました。

特にこだわった機能やポイントなどはございますか？

特にこだわったのは、「良い部分は踏襲し、課題はピンポイントで解決する」という点です。

まず、基本となる仕組みは、使い慣れた旧システムの形に沿っていただきました。
一方で、最も改善したかったのが「予約注文の管理」です。
以前はスプレッドシートで管理していたため、未来の日付の発送予定を事前に入力することができませんでした。
その結果、週明けの月曜日に、溜まっていた注文をまとめて処理する、といった非効率な作業が発生していたのです。

今回の開発では、こうした旧システムでの課題点を一つひとつ洗い出し、「未来の発送日を指定して予約入力できる機能」などを追加していただきました。

システム導入後、日々の業務にどのような変化がありましたか？

先ほども申し上げた通り、人の手が介在する部分が減ったことで、まず私たちのミスが劇的に少なくなりました。

そしてもう一つ、非常に大きな効果があったのが、パートナーである「倉庫」の業務改善です。

私たちは発送業務を外部の倉庫に委託しています。
以前は私たちの指示に曖昧な点があると、倉庫の担当者から確認の連絡が入り、そのたびに発送作業がストップしてしまっていました。
倉庫も限られた人数で効率的に作業を進めていますから、こうした確認作業は大きなストレスになっていたはずです。

新システムでは、誰が見ても明確な発送指示が出せるようになったため、倉庫からの問い合わせが格段に減りました。
これにより、倉庫側の生産性が向上し、ストレスも大幅に軽減されたのではないかと感じています。私たちの事業は、倉庫が円滑に稼働してくれて初めて成り立ちます。
システム導入によって、自社のミスが減っただけでなく、パートナーである倉庫の生産性まで向上させることができた。
この「生産性の向上」こそが、今回の最大の成果だと考えています。

今後、発注システムをどのように活用していきたいですか？

もちろん今後も最大限に活用していきます。
現在はサロン様など法人向けの注文管理が中心ですが、今後はECサイトの個人のお客様からのご注文も、このシステムでまとめて管理できるようにしていきたいです。また、システムを導入したことで、「業務の標準化」という大きな価値も生まれました。
担当者が変わっても業務の質が落ちないよう、このシステムを軸に、誰が担当しても同じやり方で運用できる体制を維持していくこ

同じように発注業務の改善を検討している企業様へ、アドバイスはありますか？

日本の企業の9割以上は、私たちのような中小企業です。
そして中小企業は、人数が少ないからこそ「デジタル化」にどこか及び腰になったり、後回しにしてしまったりすることが多いのではないでしょうか。

しかし、デジタルを取り入れると、業務は劇的に変わると断言できます。
今回お話ししてきたように、ミスが減り、時間が生まれ、パートナー企業との連携もスムーズになる。
その効果は絶大です。もし今、迷っている方がいるなら、ぜひ一歩踏み出してほしい。
それが、今回のシステム化で非常に助けられた私からのメッセージです。

最後に

ビビッドソウルでは、WEBサイトやシステム開発をはじめとして、
企画からUI/UXデザイン、構築、そして運用支援まで、幅広いサービスを提供しています。
これらのプロセスを通じて、クライアントのニーズを理解し、最適なソリューションを提案・実現します。
私たちの強みは、ただ技術を提供するだけではなく、クライアントのビジョン実現を目指したパートナーシップを築くことにあります。

ビビッドソウルのものづくり事業部では、
各プロジェクトにおいて、「聞く、作る、届ける、幸せにする、改善する、より幸せにする」というフローを大切にし、製品やサービスが使われる全ての人々の幸せを追求します。
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