エクセルでの顧客管理が限界になりシステム化。作業時短による効率化のほか、セキュリティ面も安心に。
開発内容
健康面のサポートで大阪・東京を拠点に全国のお客様にご訪問されているトントゥシステムさま。
会社設立から、顧客・商品・顧客担当者の訪履歴など多くの情報を社長さまがExcelで管理されており、年数蓄積で情報増となったExcel管理に限界を感じている課題を伺い、KikanTreeをご提案させていただきました。
当初のご相談では、基幹システムの導入or営業事務などの人員の採用をご検討されていたため、採用コストや人件費 ⇔ 基幹システム導入費の対比から、メリットデ・メリットの明確化を何度も協議いたしました。
短期・中期・長期で見た場合、コア情報の管理でもあることから長期にフォーカス対比を実施。
基幹システムの開発で高額コストをイメージされていたため、KikanTreeの場合1/3コストで開発ができることにご納得いただき開発を行いました。
コア情報の一元化を目的とした課題
多くの情報が経営に繋がる情報です。
顧客管理｜商品管理｜担当者の業務管理｜顧客セミナー受講管理など全ての項目が紐づいている必要があります。
この紐付けが大変煩雑であり、“Excel管理の限界“になっている状況に陥っていることがご提出いただいたR F P（提案依頼書）から伺えました。
Excelの機能をすべて網羅することで現状を変えず管理できると思いますが、よくある「何故かバグを起こしてしまっている」ことが過去でも多くの経験をされ、大きな懸念の一つでした。
「コア情報の管理」からいつの間にか「Excelシートの管理」になっている、、
本来の目的でもある、コア情報の管理でない実情があり、Excelシートの管理も同時に行うため、1日の多くの時間をこの作業に充てられていました。
属人化によるジレンマが解消され、会社の前進に時間が使える
協議の中で挙がっていた属人化問題は大きなデメリットの一つです。
煩雑作業もあり、他の担当者では把握できるまで長時間の教育が必要です。
そのため、属人化改善＝拘束時間（作業時間）の改善が急務となっていました。
会社の成長に思考を向ける時間の確保も社長業として必須。
システムリリース後では、この作業の大幅短縮が実現できました。
また、担当者の業務管理もマスター管理と担当者管理で分けた権限にすることで、利用シーン表示を変えています。
- マスター権限：管理者のためPC利用を想定したU I
- 担当者権限 ：外出時の利用が多いためスマートフォンを想定したU I
共に、表示されるメニューも異なり、利用するページをダイレクトに表示するストレスフリーを実現しています。
お客様の声
当社は今回「業務システム」の開発をお願いしたのですが、当方からの度重なる要望にも辛抱強く、丁寧にご対応いただき大変感謝しております。
スタッフの皆様も大手の大規模開発等、経験値の高い方ばかりで安心して様々なご相談ができ、大変信頼のおける企業様だと思います。
今回、ご依頼するにあたり、約10社の比較を事前にさせて頂きましたが、その中でもビビットソウル様の対応力とスキルは群を抜いておりました。
良い企業とご縁をいただき、心より嬉しく存じます。
TEAM
- ディレクション:
- 上野 準也
- 情報設計:
- 赤澤 章一
- 開発・実装:
- グェン・ドゥック・トゥエット / 山下 美樹夫